Augustus 2010

Het begin van het sledehondenseizoen begint te naderen. Bij heel mushing Nederland kriebelt het al. De buitentemperatuur wordt in de gaten gehouden, Binnenkort krijgen de honden wintervoer. Ze worden langzaam onrustig van het lange stil staan. Het equipement is weer in orde en staat te wachten. Trainingsschema’s zijn opgesteld en er wordt al reikhalzend ver vooruit gekeken. Gaan we dit jaar de sneeuw in? hoe wordt onze voorbereiding? Naar welke meetings gaan we dit jaar? Kortom we willen aan de slag.

Waar velen echter niet bij stil staan is het feit dat er gedurende de “zomerstop”, waarin de meeste mushers andere sores aan hun hoofd hebben, er een groep mensen bezig is geweest om het komende seizoen gestalte te geven. Sterker nog, vlak na afloop van hun meeting/race is deze groep alweer bezig om een volgend evenement op poten te zetten.

Als je nog geen locatie hebt worden er vele uren, dagen, ja soms jaren gestoken in het zoeken naar een goede plek om een sledehondenmanifestatie te houden. Uit eigen ervaring kan ik vertellen dat dit een zoektocht is naar een piepkleine naald in de bekende spreekwoordelijke hooiberg. Heb je dan een locatie gevonden die je geschikt lijkt, dan liggen de autoriteiten dwars. In ons landje, maar ook erbuiten, zitten velen niet te wachten op een groep gestoorden die met een roedel honden door de bossen gaat lopen, en zeker niet in wedstrijdverband. (Vreemd genoeg is het maatschappelijk meer geaccepteerd om met motoren en mountainbikes dwars door de bossen te raggen dan met een hondenteam over de paden te lopen). Ach onbekend maakt onbemind. Dus dit wordt uren van bellen, bezoekjes afleggen, zaken verduidelijken en lobbyen.

Vaak is dit niet een persoon maar zijn het er meerdere landeigenaren. Om een stake out en trail op poten te zetten hebben we nogal een lap grond nodig. In Nederland zijn er maar weinig grootgrondbezitters dus je zit met een heel forum rond de tafel. Landeigenaren hebben ook wensen dus eerdat je ze kunt overtuigen om hun stuk grond ter beschikking te stellen heb je al een lijst van eisen van hun kant op tafel liggen. Dit mag wel dit mag niet, dit gaat het kosten. Als je pech hebt komen ze met een eisenpakket waardoor je met geen mogelijkheid kunt werken, ( al je werk voor niets geweest.) het is geen wonder dat er steeds minder evenementen worden georganiseerd, de eisen van overheden ( maar ook van deelnemers) worden steeds hoger en/of ingewikkelder.

Toch zijn er gelukkig ook nog mensen die te enthousiasmeren zijn om een evenement op hun grondgebied toe te laten. Soms kost dit een paar bossen bloemen, uitnodigingen voor trainingen, in het voormalige Oostblok een fles wodka voor de burgemeester of een wit voetje halen op een andere manier.

Heb je al eens op een bepaalde stek iets georganiseerd begint het kort na de race met de gang naar diegene die de plek ter beschikking heeft gesteld voor een evenement. Er wordt bekeken wat er goed is gegaan maar vooral wat er niet goed is gegaan, en wat zijn de dingen die verbeterd moeten worden.

Dan komt de allesomvattende vraag: Mogen we het komende seizoen op deze locatie en op die data ( weer) een evenement houden, wat zijn de kosten voor de volgende keer, en onder welke condities. Wanneer er dan een ,voor mijn part, schoorvoetend, ja komt dan zijn we klaar en staat het evenement op die datum vast op die plek.

Fout!!! Nu komt de wandeling door het boze, bijna ondoordringbare, bos van vergunningen bij de autoriteiten. Gemeente, brandweer, politie, boswachter, natuurbeheer, milieubeheer, de verenigingen van landeigenaren etc. etc. Ook zij willen overal hun plasje over doen. Er is een wirwar aan veiligheidseisen waaraan je moet voldoen en je wordt bedolven onder een papierwinkel waar zelfs ambtenaren van wakker schrikken.

Foto Melis de Heus

( tenminste ik hoop dat ze wakker worden want je bent wel van ze afhankelijk, als zij een “no go” afgeven valt alsnog alles in het water.)

Tijdens het wachten op de vergunningen worden de voorbereidingen al opgestart. De locatie wordt meerdere keren verkend en er wordt bekeken waar de trail(s) gaan lopen, waar de stake out wordt gelegd en hoe die wordt ingedeeld. (Dit is meer de definitieve versie, de voorlopige versie is al naar de gemeente gezonden)

De horecatak van de organisatie gaat aan de slag om ook deze keer weer de inwendige mens te kunnen versterken. Dit houdt in een goed onderkomen zoeken ( tent en inventaris ) kosten berekenen en hoeveelheden catering inschatten etc.

In de tussentijd worden er ook kontakten gelegd met eventuele sponsoren die gevraagd wordt hun zuurverdiende geld in een evenement te steken, leveranciers en verzekeraars worden benaderd of ze ( liefst voor weinig) hun producten kunnen leveren. Een sledehondenrace brengt nogal wat kosten met zich mee en je kunt niet alles betalen uit de inschrijvingen van de deelnemers. Die zouden dan torenhoge bedragen moeten gaan betalen waardoor ze wegblijven en je evenement alsnog op een fiasco uitloopt. Het is een afwegen van wat je gaat doen en “wie zal dat betalen” ( het zoete lieve Gerritje syndroom). Soms zijn er prachtige ideeën die helaas door gebrek aan financiën niet uitvoerbaar zijn.

Verder worden er draaiboeken gemaakt, De, vaak, terechte en opbouwende opmerkingen die de deelnemers hebben gemaakt tijdens de afgelopen race worden gewogen en mee genomen in de voorbereiding. Hier wordt zoveel mogelijk rekening mee gehouden maar houdt in je achterhoofd dat er sommige zaken zo geregeld zijn, niet omdat wij dat perse zo willen maar omdat we rekening moeten houden met regels die de organisatie opgelegd krijgt om überhaupt op een bepaalde locatie iets te mogen houden. ( bijv. Staatsbosbeheer staat geen kampvuur toe op hun locaties, gemeentes stellen een eis aan “lawaai” na een bepaalde tijd en hebben milieu eisen, brandweer en politie stellen veiligheidseisen voor de stake out etc.) de voorlopige begroting en kostenraming wordt opgesteld. Calamiteitenplannen worden aangescherpt ( Ook de voorlopige versie hiervan zit al bij de vergunning aanvraag) Deze plannen hopen we uiteraard nooit te hoeven gebruiken, er kontakten met de media worden aangehaald en dan nog veel meer administratieve rompslomp.

Uiteindelijk zijn dan alle voorbereidingen gedaan en kun je niets meer doen voor de vergunningen er zijn. Even achterover leunen dus.

Fout!!! Dit jaar heeft het gewaaid als nooit tevoren zodat bomen als luciferhoutjes afknapten. Dus de trail-ploeg is geregeld de bossen in gegaan om te kijken hoe groot de schade was. Daarna was het hopen dat de bosbouwers de rommel opruimden. Dus na een paar weken weer kijken of de trail vrij is of eventueel verlegd moet worden. In ieder geval wordt er een alternatief uitgezet zodat we niet in de problemen komen.

Hierna komt promotie van het gebeuren, dit heet niet alleen de media bezoeken en stukjes schrijven of eventuele interviews geven, maar ook de plaatselijke middenstand vragen om medewerking ( bijv. voor de tombola of het ter beschikking stellen van materialen) en de mensen bezoeken die op welke manier dan ook misschien overlast kunnen hebben. M.a.w. “good will” kweken. Zodat je niet tijdens of na afloop van een evenement een paar klachten aan je broek hebt en het voortbestaan van je evenement in gevaar komt.

In de hele periode loopt ook nog als een rode draad door de activiteiten het beheren van wedstrijdmaterialen. Je kunt je niet voorstellen wat er tijdens een evenement kapot gaat en op de een of andere manier verdwijnt. Dus dat heet spullen schoonmaken, repareren en nieuwe spullen aanschaffen. Contacten met vrijwilligers moet worden onderhouden. (Per slot van rekening zijn niet alle personen die je ondersteunen uit je directe omgeving, maar ze zijn wel van essentieel belang voor het slagen van je onderneming.)

Ruim van tevoren gaat de uitschrijving de deur uit. De deelnemers kunnen zich nu inschrijven en er worden voorlopige startlijsten gemaakt. ( nu maar hopen dat iedereen die zich opgeeft ook komt en zijn inschrijfgeld betaald ) Nog meer administratie dus ( een secretaresse zou welkom zijn ) de website wordt bij gehouden (ervan uitgaand dat de komputter niet vastloopt want dan zijn we nog niet jarig.)

Enkele weken/dagen voor aanvang: weer voorbereidende gesprekken met de landeigenaren die op dit moment nog vaak met wat “kleine” aanpassingen komen. Tevens blijken er enkele sponsoren en leveranciers waar je je begroting op gemaakt hebben “niet thuis” te geven of zich terug te trekken waardoor je een deel van het draaiboek moet omgooien; en de trail-ploeg heeft toch nog wat oneffenheden gevonden op het parcours waardoor er wat werkuren bijkomen.

Uiteindelijk resulteert dit alles in het opbouwen van de locatie ( enkele dagen voor de start). Meer vrijwilligers schieten te hulp om alles in goede banen te lijden zodat wij onze rondjes kunnen draaien en ons enkele dagen kunnen meten met andere sledehondenenthousiastelingen ( zo dat is pas een scrabblewoord).

Uit het boven geschreven relaas kun je opmaken dat het organiseren van iets dergelijks niet gebeurd door een individu en een hele sinecure is. Er staat een vaste kern van medewerkers paraat die allemaal hun eigen verantwoordelijkheden en taken hebben. Tevens maken we gebruik van de netwerken die de vaste kern individueel door de jaren hebben opgebouwd. Op een gegeven moment worden alle puzzelstukjes in elkaar gevoegd en krijg je als het goed is en wanneer je ondersteund wordt door een heel team van vrijwilligers, een solide geheel.

Nu kun je je afvragen wat halen jullie je allemaal op de hals. Het is een pak werk, tijdens een evenement dat je zelf mee georganiseerd hebt krijgen je eigen honden minder aandacht omdat je met andere zaken bezig bent. ( dit wordt vaak wel door de handlers opgevangen als deze ook niet betrokken zijn bij de organisatie). Maar toch: druk druk druk!!!

Ik denk dat ik voor al de organiseerders spreek als ik zeg: “het geeft een enorme kick als je na afloop, figuurlijk, over je schouders kijkt en ziet dat het weer een geslaagde week of een geslaagd weekend was en iedereen moe maar voldaan terug keert naar zijn eigen roedel in de maatschappij.

Foto Johan van Loenen

We zijn er echter nog niet: als laatste en meest beangstigende krijg je nog de klap op de vuurpijl!!!! De financiële afhandeling. Iedere keer is het weer de vraag halen we het of halen we het niet. Wat blijft er over na het betalen van alle rekeningen. Als stichting werken wij met een neutraal budget. Dat wil zeggen we beginnen met € 0.00 en we hopen ook op € 0.00 te eindigen.

Dan is er eindelijk tijd om even bij te slapen en op je lauweren te rusten. Hierna??????????????? Begin weer bovenaan te lezen.

Run for Fun !!!!

Piet Bom

P.s. Wees zuinig op onze vrijwilligers, ze zijn zeldzaam en met uitsterven bedreigd!!!